Met deze privacyverklaring informeren wij jou over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?
In deze privacyverklaring beschrijft Pon’s Automobielhandel B.V. (hierna: “Volkswagen” of “wij”), in Nederland exclusief vertegenwoordiger van Volkswagen AG, hoe zij als verwerkingsverantwoordelijke met jouw persoonsgegevens omgaat. Wij zijn verbonden aan Pon Holdings B.V. ("Pon"). Wanneer je solliciteert bij ons dan verwerken wij jouw gegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring: https://jobsatpon.com/privacy-statement/.

2. Wat is een persoonsgegeven?
Informatie waarmee wij een natuurlijk persoon kunnen identificeren is een persoonsgegeven, bijvoorbeeld jouw naam of e-mailadres. Of deze informatie als een persoonsgegeven moet worden gekwalificeerd hangt bijvoorbeeld af van of Volkswagen beschikt over wettige middelen waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat wij deze inzetten om een natuurlijk persoon te identificeren. Zo beschouwen wij jouw kenteken en chassisnummer bijvoorbeeld ook als een persoonsgegeven.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens over jou omdat jij gegevens zelf aan ons verstrekt bij het aangaan van een overeenkomst met ons of een van onze dealers of servicepartners. Wanneer je gebruik maakt van onze diensten kunnen wij bepaalde gegevens over jou vastleggen, bijvoorbeeld jouw interesses en communicatievoorkeuren. Hieronder volgt meer toelichting.

A. Gegevens door jou aan ons verstrekt

Als je met Volkswagen een overeenkomst aangaat kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou nodig hebben:
● naam en adres;
● contactgegevens (telefoonnummers, e-mailadressen);
● geboortedatum;
● geslacht;
● klantnummer(s);
● jouw voorkeur voor dealer of servicepartner;
● financiële gegevens (bankrekeninginformatie, offertes, facturen).

Daarnaast verwerkt Volkswagen in het kader van de uitvoering van een overeenkomst met jou of het verlenen van een dienst aan jou de volgende gegevens die als persoonsgegevens kunnen kwalificeren:
● chassisnummer en model van jouw voertuig;
● technische gegevens van jouw voertuig;
● kenteken van jouw voertuig;
● onderhoudshistorie van jouw voertuig;
● eigendomshistorie van jouw voertuig (tenaamstellingsgegevens);
● andere gegevens relevant voor de betreffende overeenkomst.

B. Gegevens over jouw gebruik van onze diensten en/of producten

Als je gebruik maakt van diensten van Volkswagen of op een andere manier contact hebt met ons, verwerken wij in het kader van onze dienstverlening – afhankelijk van het precieze gebruik dat jij ervan maakt – de volgende gegevens die als persoonsgegevens kunnen worden gezien:
● Gegevens die jij verstrekt bij het gebruik van ons online klantenportaal Mijn Volkswagen, zoals naam, adres, contactgegevens, communicatievoorkeuren en inloggegevens. Hieronder vallen ook de gegevens die jij aan ons doorgeeft en wij mogelijk verstrekken aan derden voor bijvoorbeeld het aanvragen van een offerte, het maken en bewaren van een online configuratie, het plannen van een proefrit of een service-afspraak. Voor beheerdoeleinden kunnen wij met behulp van logbestanden bijhouden wanneer je hebt ingelogd en bijvoorbeeld wat je hebt aangepast.
● Bij het plannen van een proefrit hebben wij jouw rijbewijsnummer en geboortedatum nodig zodat wij kunnen borgen dat je bevoegd bent om het voertuig te besturen. Om je identiteit te verifiëren en de geldigheid van jouw rijbevoegdheid vast te stellen wordt door ons mogelijk een validatie gedaan bij het RDC (onderdeel van BOVAG).
● Voertuigen van de aan Pon gelieerde merken kunnen aan jouw klantprofiel gekoppeld worden. Deze koppeling kan op meerdere manieren tot stand komen, bijvoorbeeld omdat jij dit zelf aan ons doorgeeft via het klantenportaal, of omdat een dealer, servicepartner of aan ons gelieerde financiële dienstverlener dit aan ons doorgeeft. De ontkoppeling van het voertuig van jouw klantprofiel vindt automatisch plaats wanneer wij een tenaamstellingswisseling (1b) doorkrijgen van het RDW. Ook kun je het voertuig zelf ontkoppelen van jouw profiel door dit aan te geven in het online klantenportaal of via de klantenservice.
● Gegevens die betrekking hebben op jouw randapparatuur, zoals een MAC-adres, IP- adres of ander nummer.
● Gegevens die wij verbinden aan bepaalde patronen, zoals een status in het profiel dat wij over jou opstellen aan de hand van jouw consumptiegedrag, bijvoorbeeld de frequentie waarmee je een aankoop doet of dienst afneemt.
● Surfgedrag, vastgesteld aan de hand van onze eigen observaties bijvoorbeeld met behulp van cookies of soortgelijke technieken (zie ook artikel 9 van deze privacyverklaring).
● Klanttevredenheidsgegevens en gegevens over jouw gebruik van onze klantenservice. Hieronder vallen ingezonden brieven en e-mails, online chatsessies maar ook telefoongesprekken die je met ons voert en die kunnen worden opgenomen voor trainingsdoeleinden van onze medewerkers. Online chatsessies kunnen mogelijk aan jouw klantprofiel gekoppeld worden indien je hiervoor toestemming geeft.

C. Gegevens die wij ontvangen van bij ons aangesloten dealers, servicepartners, fabrikant of andere businesspartners

In sommige gevallen ontvangen wij jouw persoonsgegevens van derden om onze of een gezamenlijke dienstverlening mogelijk te maken. De partijen waarvan wij gegevens ontvangen zijn:
● Dealers en servicepartners: jouw naam en contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres, klantnummer; en gebruiks- en voertuiggegevens zoals: afgenomen (onderhouds)diensten, kenteken, chassisnummer, tenaamstelling voertuig, onderhoudsgegevens en communicatievoorkeuren. Wij gebruiken deze gegevens voor de volgende doeleinden:
- om overeengekomen (onderhouds)diensten en producten te kunnen leveren,
- indien nodig te herroepen en tegemoet te komen aan jouw verzoeken;
- om onze dienstverlening te analyseren en te optimaliseren, ook door jouw
gegevens te combineren met andere relevante gegevens; en
- voor (direct) marketing- en verkoopdoeleinden, bijvoorbeeld voor het versturen van eenmalige welkomstmail vanuit het merk of het versturen van een APK-herinneringsbrief.
● Volkswagen AG als fabrikant van jouw voertuig: e-mailadres en/of authenticatietoken vanuit jouw Volkswagen ID zodat je bij ons veilig kunt inloggen op het online klantenportaal Mijn Volkswagen. Overige gegevens ontvangen wij mogelijk ook maar alleen als je daar bij Volkswagen AG toestemming voor hebt gegeven of er sprake is van een gerechtvaardigd belang van Volkswagen AG. Een voorbeeld hiervan zijn de gegevens die nodig zijn voor het maken van een afspraak met de servicepartner van jouw voorkeur. Deze gegevens kunnen afkomstig zijn uit de connected module van jouw auto of de klantenservice van Volkswagen AG: chassisnummer, categorie van de servicebehoefte, datum van verzending van het verzoek om een afspraak, de servicepartner die je hebt geselecteerd en informatie over de overeengekomen serviceafspraak.
● Dienst Wegverkeer (RDW): naam, adres, kenteken, chassisnummer, tenaamstelling wijziging (1b). Jouw naam en adres verkrijgen wij alleen wanneer sprake is van een herroeping van een voertuig op basis van een wettelijke verplichting. Veelal gaat het dan om verplichte reparaties/updates die noodzakelijk zijn om verkeersveiligheid te borgen.
● EDM B.V.: naam, straat, postcode en woonplaats. Deze gegevens worden gebruikt voor datakwaliteitsdoeleinden om jouw gegevens zo up-to-date mogelijk te houden en om jouw gegevens actief te verwijderen uit onze systemen om bijvoorbeeld ongewenste communicatie te voorkomen.
● Smart Profile B.V. en Graydon Nederland B.V.: naam en functie van contactpersoon en naam organisatie. Deze gegevens worden gebruikt voor datakwaliteitsdoeleinden om jouw gegevens zo up-to-date mogelijk te houden. Ook kunnen deze gegevens gebruikt worden voor marketing- en verkoopdoeleinden.

4. Geen verwerking van gegevens van personen jonger dan 16 jaar
Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van personen/websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Wij raden ouders aan betrokken te zijn bij de (online) activiteiten van hun kinderen om zo te voorkomen dat Volkswagen hun persoonsgegevens verwerkt.

5. Verwerking: grondslagen en gerechtvaardigde belangen 
De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van de volgende grondslagen uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

1. Toestemming
2. Uitvoering van een overeenkomst met jou
3. Wettelijke verplichting
4. Gerechtvaardigd belang van Volkswagen of een derde
Gerechtvaardigde belangen zijn onder andere: marketing, reclame, (IT-) beveiliging, preventie van fraude of andere criminele activiteiten, IT-beheer, onderzoek en analyse naar eigen producten of diensten, bedrijfshuishouding, juridische zaken en intern beheer.

6. Doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens
Volkswagen gebruikt jouw persoonsgegevens voor de hieronder genoemde doeleinden. Het cijfer achter ieder doel correspondeert met de grondslag genoemd in artikel 5 van deze privacyverklaring.

7. Delen met derden
Volkswagen deelt jouw persoonsgegevens met derden in onder andere de volgende gevallen en met bijbehorende redenen. Het cijfer achter ieder doel correspondeert met de grondslag genoemd in artikel 5 van deze privacyverklaring. Wij kunnen jouw gegevens verstrekken aan:

● Gelieerde financiële dienstverleners met als doel aansluitende financiële diensten aan te bieden [grondslag: 2].
● Geautoriseerde dealers of servicepartners uit het distributienetwerk van Volkswagen. Hierbij worden jouw gegevens verstrekt die bijvoorbeeld nodig zijn voor de levering van een (gezamenlijke) dienst of product op basis van een overeenkomst met jou of voor datakwaliteitsdoeleinden. [grondslag: 2 en 4].
● Geautoriseerde dealers of servicepartners uit het distributienetwerk van Volkswagen. De door Volkswagen AG aan ons verstuurde verzoeken voor het maken van een afspraak met een servicepartner sturen wij door naar de betreffende servicepartner van jouw voorkeur. Dit betreft bijvoorbeelde de volgende gegevens: chassisnummer, categorie van de servicebehoefte, datum van verzending van het verzoek om een afspraak, de servicepartner die u hebt geselecteerd en informatie over de overeengekomen serviceafspraak) [grondslag: 4].
● Bij het plannen van een proefrit kunnen wij jou vragen om ons te voorzien van jouw rijbewijsnummer en geboortedatum. Dit doen wij om te borgen dat je bevoegd bent om het voertuig te besturen. Om je identiteit te verifiëren en de geldigheid van jouw rijbevoegdheid vast te stellen, wordt door ons mogelijk een validatie gedaan bij het RDC (onderdeel van BOVAG). Deze gegevens worden gedeeld met de dealer waar jij jouw proefrit wenst af te nemen [grondslag: 4].
● Wanneer jij gebruikmaakt van ons online klantenportaal kun jij kiezen voor het delen van gegevens met Volkswagen AG, de fabrikant van jouw voertuig. Het gaat dan om jouw gegevens zoals naam, adres, contactgegevens en voertuiggegevens. Deze gegevens worden alleen gedeeld wanneer je hier toestemming voor hebt gegeven in het klantenportaal [grondslag: 1].
● Derden die voor Volkswagen advertenties verzorgen. Hierbij worden jouw contactgegevens (e-mail en/of telefoonnummer) in gehashte vorm (pseudoniem, niet direct naar jou herleidbaar) verwerkt en verstrekt aan deze partijen voor zover dit wettelijk is toegestaan. Deze verstrekking vindt alleen plaats om doelgericht te kunnen adverteren, bijvoorbeeld via sociale media platformen of zoekmachines. [grondslag: 4].
● Derden gelieerd aan Volkswagen kunnen wij cookies van onze websites verstrekken om de inhoud van communicatie zo goed mogelijk op jouw persoonlijke voorkeur af te stemmen op hun eigen websites [grondslag: 1].
● Derden als wij wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens aan deze derden te verstrekken [grondslag: 3].
● Derden als wij een vermoeden hebben van een schending van de rechten van derden of van strafbare feiten of misbruik. Wij kunnen in deze gevallen persoonsgegevens verstrekken aan derden die daarbij een gerechtvaardigd belang hebben of aan instanties die het algemeen belang dienen. Dit kunnen ook handhavende autoriteiten zijn, zoals het Openbaar Ministerie of toezichthouders [grondslag: 3 of 4].
● Andere bedrijfsonderdelen binnen de Pon groep voor de uitvoering van een overeenkomst met jou of vanwege gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, zoals het voeren van een centrale administratie of klantenservice en het analyseren van onze dienstverlening aan jou [grondslag: 2 of 4].
● Derden die Volkswagen assisteren in haar dienstverlening en geen verwerker zijn, denk hierbij aan accountants en (juridisch) adviseurs [grondslag: 4].
● Derden voor bedrijfseconomische doeleinden, denk hierbij aan de verkoop van bedrijfsactiviteiten of een reorganisatie [grondslag: 4].

Volkswagen gebruikt diensten van derden die kunnen fungeren als 'verwerkers', bijvoorbeeld hosting-dienstverleners, mobiliteitsdienstverleners en onderzoeksbureaus met als doel marktonderzoek of klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren. Deze dienstverleners ontvangen persoonsgegevens uitsluitend om te verwerken in overeenstemming met de instructies en onder de controle van Volkswagen.
Als persoonsgegevens naar een ontvanger in het buitenland worden verzonden, gebeurt dit doorgaans alleen naar een ontvanger in een land dat volgens de Europese Commissie een voor persoonsgegevens passend beschermingsniveau biedt. Als persoonsgegevens naar een ontvanger in een land worden verstuurd dat geen passend beschermingsniveau biedt, zorgt Volkswagen ervoor dat de wettelijk vereiste waarborgen worden genomen. Indien je nadere informatie wenst te ontvangen over de doorgifte van jouw persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, kun je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Pon (zie artikel 12).

8. Hoe lang wij gegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens zo lang als dit nodig is, bijvoorbeeld zo lang als jij klant bent of interesse blijft tonen in de diensten van Volkswagen. Soms zijn wij ook wettelijk verplicht jouw gegevens te bewaren. Wij hanteren de volgende termijnen:
● Gegevens die wij verwerken voor marketing- en verkoopdoeleinden bewaren wij twee jaar nadat een transactie met ons is afgehandeld. Bijvoorbeeld een aankoop in de webshop of de beëindiging van een contractdienst zoals een verlengde verzekering. Ook de gegevens die wij verwerken voor het maken van een offerte of een afspraak voor een proefrit vallen hieronder. Aan jouw klantprofiel gekoppelde voertuigen van Volkswagen bewaren wij uiterlijk vijf jaar tot na ontkoppeling van dit voertuig. Gegevens met betrekking tot een bezoek in de werkplaats van een dealer bewaren we uiterlijk vier jaar.
● Gegevens die wij verwerken wanneer je contact hebt met onze klantenservice bewaren wij zolang jij klant bent of tot uiterlijk twee jaar tot na het laatste contactmoment. Hier geldt een uitzondering voor telefoongesprekken die eventueel worden opgenomen voor trainingsdoeleinden; deze worden uiterlijk na een periode van 30 dagen verwijderd. Ook voor gegevens die te maken hebben met klachten kan een uitzondering gemaakt worden; deze worden maximaal vijf jaar bewaard na het afhandelen van de klacht.
● Gegevens over websitebezoeken die met behulp van cookies zijn verkregen, worden zo kort mogelijk bewaard met een maximale periode van twee jaar. Zie voor meer informatie ons cookie statement.
● Financiële/fiscale gegevens die nodig zijn voor het opmaken van bijvoorbeeld facturen, contracten of interne rapportages bewaren wij minimaal zeven jaar op basis van wettelijke verplichtingen.

9. In kaart brengen websitebezoek en e-mail klikgedrag
Wanneer je onze websites, diensten, applicaties, communicatiediensten (zoals e-mail) en hulpmiddelen bezoekt of gebruikt, kunnen wij cookies, webbakens en andere soortgelijke technologieën gebruiken, met als doel advertentie-uitingen te personaliseren en jou een betere, snellere en veiligere klantervaring te bieden. Wanneer je geabonneerd bent op een van onze nieuwsbrieven dan kunnen deze e-mails bijvoorbeeld voorzien zijn van webbakens, ook wel pixels genoemd. Met behulp van deze pixels kunnen wij bijvoorbeeld meten of en wanneer je onze e-mail hebt geopend, met welke browser in welk voorkeurstaal dit is gebeurd, kunnen wij (delen van) het IP-adres van jouw apparaat zien en is voor ons inzichtelijk op welke links je eventueel geklikt hebt. Wanneer je wel onze nieuwsbrief wenst te ontvangen maar niet wenst dat deze analyses door ons worden uitgevoerd, dan kun je hierop bezwaar maken via onze klantenservice (“recht om bezwaar te maken tegen direct marketing”). Zie voor meer informatie over jouw rechten artikel 10 van deze privacyverklaring. Als je geen cookies of verstrekking daarvan aan derden wenst, kun je dit weigeren door op onze websites de cookie instellingen te wijzigen. Voor meer details over het gebruik van cookies en device fingerprinting technieken verwijzen wij naar ons cookie statement (http://www.volkswagen.nl/cookies).

10. Jouw rechten, waaronder het recht om bezwaar te maken
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben vastgelegd en aan wie wij jouw persoonsgegevens hebben verstrekt. Naast het recht op inzage heb je met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens de volgende rechten:
● het recht om jouw toestemming in te trekken, voor zover onze verwerking van jouw persoonsgegevens daarop is gebaseerd;
● het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
● het recht om jouw persoonsgegevens te (laten) rectificeren/corrigeren;
● het recht op verwijdering van jouw persoonsgegevens;
● het recht op beperking van verwerking;
● het recht op dataportabiliteit;
● het recht om bezwaar te maken tegen direct marketing;
● het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen die plaatsvinden vanwege de gerechtvaardigde belangen van Volkswagen of een derde (afhankelijk van jouw persoonlijke omstandigheden).

Voor het indienen van jouw verzoek om een van bovenstaande rechten uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen via de klantenservice (zie artikel 12). Je kunt jouw rechten slechts uitoefenen voor zover de wet je deze rechten toekent. Volkswagen zal zich inspannen om binnen de wettelijke termijnen te reageren op jouw ingediende verzoek. Buitensporige verzoeken kunnen wij buiten behandeling laten. Om er zeker van te zijn dat een verzoek door jou zelf is gedaan, kunnen wij vragen om een kopie van jouw identiteitsbewijs bij dit verzoek mee te sturen. Dit vragen wij alleen als we dit noodzakelijk achten om jou te kunnen identificeren en verzoeken wij ook om op deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone; de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar te maken. De kopie van jouw identiteitsbewijs vernietigen wij direct nadat wij jou hebben geïdentificeerd.

Bij jouw verzoek tot verwijdering van gegevens wissen wij waar mogelijk jouw gegevens, bijvoorbeeld gegevens die wij hebben gebruikt om:

● Het opbouwen en onderhouden van de klantrelatie met jou inclusief het onderhouden van een directe relatie tussen Volkswagen, dealers, servicepartners en aanverwante financiële dienstverleners, onder meer voor commerciële doeleinden.
● Om onze bedrijfsvoering, merken, diensten en producten te verbeteren verwerken wij mogelijk jouw gegevens. Denk daarbij aan het uitvoeren van marktonderzoek, het meten van klanttevredenheid, het opmaken van managementinformatie en het verbeteren van datakwaliteit met behulp van adresvalidatie-technieken.
● Om jou te informeren over onze producten en diensten kunnen wij jou via verschillende media benaderen met aanbiedingen, een loyaliteitsprogramma, prijsvraag, nieuwsbrief of andere commerciële informatie.

Sommige persoonsgegevens wissen wij niet omdat deze noodzakelijk zijn voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen. Dit betreft jouw gegevens die verwerkt zijn voor administratieve doeleinden waarop bijvoorbeeld fiscale wetgeving van toepassing is. Hierbij kun je denken aan de gegevens die nodig zijn voor het opmaken van contracten of facturen, dit dienen wij minimaal 7 jaar te bewaren.
 
11. Beveiliging en bescherming van gegevens
Volkswagen past passende beveiligingsmaatregelen toe om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging zoveel mogelijk tegen te gaan. Volkswagen heeft zowel technische als organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen. Deze beveiligingsmaatregelen worden periodiek herzien op basis van dreigingen en hedendaagse industriestandaarden.

12. Contact
Voor vragen of opmerkingen met betrekking tot deze privacyverklaring kun je contact opnemen met:
Pon’s Automobielhandel B.V.
T.a.v: Volkswagen Klantenservice
Antwoordnummer 6
3800 VB Amersfoort
Tel. 088 - 0330109
www.volkswagen.nl/contact 

Wij beschikken over een Functionaris Gegevensbescherming die is aangemeld bij de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is iemand die binnen onze organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van privacywetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Onze Functionaris Gegevensbescherming is bereikbaar per e-mail via [email protected] en per post via bovenstaand adres (t.a.v. 'Privacy Office').

13. Wijzigingen
De manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, en de samenstelling of hoeveelheid van gegevens die wij verwerken, kan wijzigen. Daarom behouden wij ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Je zult indien noodzakelijk op de hoogte worden gebracht hiervan.

De privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 9 oktober 2024.